软件学院行政工作流程和办事规则

发布者:张波发布时间:2020-02-17浏览次数:936

中国科学技术大学软件学院新冠肺炎疫情防控期间

行政工作流程和办事规则

 

 

根据学校四号公告相关精神,特制定软件学院新冠肺炎疫情防控期间行政工作流程及办事规则如下:

 

(一)  行政工作流程

疫情防控期间,学院行政工作尽量通过远程方式进行处理,学院所有师生行政工作均采取邮件或电话预约的方式进行,所有教职工需勤查邮箱,及时处理。

1.任何问题都尽量先通过邮件或电话咨询相应部门人员,能通过邮件远程处理的由相应老师进行邮件答复;

2.需要协同工作的,由相应工作负责人组织召开微信群会议或者QQ群会议进行讨论,产生会议结论后,由相应工作负责人邮件答复并抄送相关人员;

3.需要到学院现场协同办公的,由相应工作负责人向学院领导申请,在防疫允许的条件下,组织进行现场办公;

4.在疫情防控期间,由于学院办公采取现场值班远程办公的方式,如果通过电话咨询到值班人员,且值班人员不能准确解答的,由值班人员及时将问题转交给相应工作负责人,请咨询人留下准确的联系方式(含手机号和邮件地址),耐心等待相应工作负责人反馈解答。

 

 

(二)  办事规则

1.疫情防控期间学院全体教职工充分利用现代化手段实施分散办公。 严格禁止学院教职工串岗、聚集聊天等行为。

2.疫情防控期间原则上同一时间段在同一办公区域不得安排超过1人值班,如遇特殊情况其他非值班人员需到场办公,务必提前与原定值班人员远程协调,有条件的情况下撤出原值班人员后再进驻其他人员办公。

(该规则仅适用于疫情防控最紧急的情况下,待疫情控制后,将进行适当调整)

3.值班人员主要工作职责为接听电话并处理一些必须要现场处理的事务,并将相关信息及时传达。

4.疫情防控期间提倡无纸化办公和不见面协同办公。如有需要交接材料协同工作的,交接材料尽量采取不见面交接,充分利用学院的信箱和一楼值班前台,事先约好,采用不见面的方式交接材料。确实需要当面交接材料的,应佩戴口罩和一次性橡胶手套。传递材料前后应洗手,传阅文件时佩戴口罩。

5.疫情防控期间,尽量利用在线系统听取汇报、研究工作,尽可能不安排现场会议,减少人员聚集性活动,降低病毒感染风险。

6.新冠肺炎疫情防控期间,原则上不安排公务出差,尤其是疫情重点地区出差。因工作需要必须要出差的,要严格做好防护工作,返回合肥后需按规定完成相关隔离。

7.返岗工作期间,要严格遵守学校作息制度和疫情防控工作的各项要求,进入校门和办公楼时主动配合测量体温、出示一卡通以及所在单位出具的《返岗确认书》。

8.办公楼实行封闭式管理,只设一个出入口,配备门卫负责检查、登记。学院老师出入办公场所需出示一卡通,佩带口罩,并测量体温。严禁不佩戴证件、口罩、体温≥37.3度人员进入办公楼。

9.办公楼工作区域内,人与人之间应保持1米以上距离,多人共处同一区域须佩戴口罩。保持勤洗手、多饮水。

10.办公室内要保持干净、整洁,注意开窗通风,建议每日通风3次,每次20-30分钟。

11.增加快递物品外包装消毒环节,教职工收取的快递物品,应先在一楼门卫处消毒后才可带入办公区域。

12.疫情防控期间提倡教职工自带餐食,尽量避免在食堂等公共场所集中用餐。教职工出楼自取外卖送餐,严禁外卖送餐人员自由出入办公楼。尽量减少使用外卖送餐。

 

(三)其他环境卫生及消毒

13.保洁人员工作时应佩戴一次性橡胶手套,工作结束后洗手消毒。

14.物业部门每天对办公楼内门厅、楼道、电梯、卫生间等公共区域进行消毒。对人员经常触摸的部位,如:电梯按键、门把手、水龙头、卫生洁具等,要用酒精或消毒液经常擦拭。

15.口罩等一次性防护用品,弃用后应投入专门设置的有标识的垃圾箱(桶)内。